Juist in deze financieel uitdagende tijden is het van belang dat de financiële afdeling haar zaken goed op orde heeft. Pas dan kan zij zich concentreren op haar kernactiviteit, de crediteurenadministratie. De crediteurenadministratie van middelgrote en grote organisaties krijgt jaarlijks tienduizenden inkomende en uitgaande facturen handmatig te verwerken. Die grote hoeveelheid legt een fors beslag op de personeelscapaciteit van de financiële afdeling. Deze handmatige invoer is foutgevoelig en controle op juistheid neemt tijd in beslag. Het rondsturen van facturen voor goedkeuring of beschikbaar stellen ter betaling neemt tijd in beslag. Ook het handmatig boeken in het ERP- of financieel systeem, legt beslag op de personeelscapaciteit. Daarnaast worden er nog steeds kopiën gemaakt van facturen en tegelijkertijd per email facturen rondgestuurd. Hierdoor vindt er dubbele of zelfs driedubbele opslag van dat document plaats. We zijn gewend geworden om op deze manier te werken, maar er is een veel efficiëntere en goedkopere manier. Zeker in deze tijden staat efficiëntie en besparing hoog in het vaandel. De gemiddelde kostprijs van de afhandeling van een factuur is te berekenen. Dit is bijna altijd met 60% te reduceren.

Een aantal doelstellingen van SilverDoc Invoice zijn:

- het terugbrengen van handmatige inspanning bij de afhandeling van facturen

- het realiseren van papierreductie

- zoektijd naar facturen reduceren

- beter anticiperen op betalingskortingen van leveranciers

SilverDoc Invoice is een factuurmanagement oplossing waardoor facturen automatisch verwerkt kunnen worden. Facturen worden gescaned en herkend, gecontroleerd en gerouteerd, gekeurd en gearchiveerd. De factuurverwerking van SilverDoc Invoice biedt ook ondersteuning van wet- en regelgeving. Door zakelijke spelregels toe te kennen aan facturen wordt de automatische routering gestart, de levensduur bepaalt en de archiefbestemming van een factuur meegegeven. Feitelijk wordt de levenscyclus van een factuur volledig in kaart gebracht. Na het in kaart brengen van de levenscyclus en het definiëren van de bedrijfsprocessen wordt SilverDoc Invoice nauwkeurig op de bestaande processen aangesloten waardoor er grip komt op het verwerkingsproces.

Silverside bepaalt in samenwerking met de opdrachtgever een oplossing voor een gestructureerd archief. Door het meegeven van de juiste metadata en een praktische opbouw van de archiefstructuur, waarborg je de veiligheid en terugvindbaarheid van de facturen, ook op de langere termijn.Tevens wordt er een koppeling met het ERP- of financieel systeem gerealiseerd. Hierdoor is er een extra functionaliteit mogelijk, namelijk: automatische matching van facturen met inkooporders. Bij een match van een factuur met inkooporder, wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Dit betekent concreet dat er geen routering gestart wordt, geen goedkeuring plaats hoeft te vinden en de factuur direct ter betaling beschikbaar gesteld kan worden. In de praktijk blijkt er echter toch de wens te bestaan om minimaal 1 goedkeuring plaats te laten vinden, maar de tijdswinst is dan al gemaakt. Op welke manier onderscheidt SilverDoc Invoice zich van de vele aanbieders op de markt? Er zijn vele aanbieders van Factuurmanagement oplossingen op de Nederlandse markt. Zij bieden een gerichte oplossing voor scannen, herkennen en automatisch routeren van facturen. Silverside biedt dit ook, in de vorm van de SilverDoc Invoice module.

Het automatiseren van het verwerken van inkomende- en uitgaande facturen is een eerste stap. Hoe gaat u om met een plan van aanpak, een kwaliteitshandboek, een tekening, een bestellijst, certificaten en e-mails? Als u een bedrijfsproces rondom een factuur kunt automatiseren, moet dit ook mogelijk zijn voor andere documenttypen. Hierin onderscheidt Silverside zich van andere aanbieders.

SilverDoc Invoice is een platform gerealiseerd met standaard software componenten van IBM (Lotus Quickr, DB2 portfolio met name DB2 Content Manager en DB2 Enterprise en Workgroup Server en Lotus Workflow) en scanningssoftware van Kofax. Dat platform is niet alleen geschikt voor factuurverwerking, maar ook voor andere documenttypen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld een kwaliteitshandboek wat goedgekeurd moet worden voor de ingebruikname. De bouwstenen waarmee SilverDoc Invoice wordt gebouwd zijn een fundering waardoor een eenvoudige uitbouw mogelijk is voor verschillende documenttypen. Feitelijk bouwt u een samenwerkingsplatform, welke geschikt is voor al uw documenten.