Docova

Docova combineert vooruitstrevende document management functionaliteit met collaboration tools die ervoor zorgen dat uw organisatie documentenstromen managed, automatiseert en controleert. Ondanks dat er verschillende document management mogelijkheden zijn voor IBM Lotus Domino is Docova de enige die 3 jaar op rij de Lotus Advisor Editor's Choice Award heeft gewonnen. Hieronder een korte opsomming van functionaliteiten van Docova:

- Versiebeheer: een filesysteem biedt niet de zekerheid dat u met de laatste versie van een document werkt. Het is best mogelijk dat het document dat u gisteren heeft gekopieerd, vandaag door een collega wordt bijgewerkt. U zult het niet weten, tenzij u de documenten minitieus vergelijkt. Een DMS zorgt ervoor dat u altijd met de meest recente versie van een document werkt, en weet wat er in vorige versies werd veranderd.

- Check-in en check-out: dit mechanisme zorgt ervoor dat collega's niet op hetzelfde moment een document in bewerking kunnen nemen. Met een check-out wordt dit veilig gesteld. Na een check-in komt het document weer als een nieuwe versie beschikbaar voor de daartoe geautoriseerde gebruikers.

- Scannen en herkennen: een boomstructuur biedt velen houvast, maar heeft ook zijn nadelen. Het kan namelijk voorkomen dat u via een ander perspectief documenten zoekt dan uw collega. Docova biedt de mogelijkheid om documenten eenmalig op te slaan en via snelkoppelingen terug te laten komen in andere binders.

- Uitgebreide zoekmachine: op een filesysteem kunt u een bestand vrij eenvoudig terugvinden als u weet hoe het heet. In een DMS kunt u navigeren en zoeken op basis van de rijke meta-informatie, tot u er zeker van bent dat u alle informatie heeft gevonden die er beschikbaar is. Bij een doordachte opzet van het DMS heeft u vaak genoeg houvast aan een "boomstructuur". Wilt u echter de flexibiliteit van het zoeken niet verliezen dan biedt het uitgebreide zoeksysteem uitkomst. Docova beschikt over een razendsnel zoekmechanisme. Als u Google gewend bent dan zal dit u zeker bevallen.

- Forum: een voor de handliggende reden om een DMS aan te schaffen is kennis behouden. U wilt namelijk niet dat na vertrek van uw collega's, de door hen opgedane kennis ook verloren gaat. Met Docova wordt u in staat gesteld om discussies rondom documenten in het DMS te voeren en niet in persoonlijke mailboxen.

- Complete workflow: de volledige levenscyclus van een document wordt beheerd in Docova: schrijven, nalezen, goedkeuren, publiceren en archiveren. De workflow stappen kunnen serieel en/of parallel worden uitgevoerd.

- Security: op een fileserver zijn de rechten op documenten en folders lastig instelbaar, wat meestal ruimte geeft voor "lekken". Een DMS kan documenten afschermen op basis van meta-informatie (bijvoorbeeld status en/of auteur).

- E-mail integratie: e-mail neemt minimaal 50% van de documentenstroom in beslag. Dit dwingt u er eigenlijk toe om nog beter na te denken over een centrale opslagmethode voor deze specifieke documentenstroom. Via een mailintegratie biedt Docova medewerkers de mogelijkheid documenten in het DMS weg te schrijven.

- Logging: op een fileserver hebt u er het raden wie het document allemaal heeft gewijzigd of geraadpleegd. Docova biedt u zeer uitgebreide functies om te loggen wie er wat heeft gedaan met de documenten.

- Connectoren: belangrijke functionaliteit voor het verkrijgen van draagvlak zijn de Docova connectoren. Hiervoor verandert er niets aan de werkwijze en werkt u met Docova direct vanuit bijvoorbeeld MS Office, Microsoft Exchange, Lotus Notes en Internet Explorer.

IBM Lotus Quickr

Deze oplossing is een verlengstuk van uw email omgeving en biedt de mogelijkheid om eenvoudig documenten te delen. Tevens biedt Quickr de mogelijkheid om via blogs en wiki's een eerste stap te maken naar kennismanagement. De meest in het oog springende functionaliteit is echter gericht op integratie met Lotus Notes, Microsoft Exchange en MS Office. Dit zorgt ervoor dat het laagdrempelig is om documenten te delen waardoor de organisatorische impact klein is.

Lotus Workflow

Voor organisaties met inter-departmentale formulieren is Lotus Workflow een zeer mooie oplossing. Lotus Workflow biedt mogelijkheden voor zeer uitgebreide workflow en kan dan ook gebruikt worden voor het automatiseren van diversen businessprocessen. De look en feel van de applicatie kan naar eigen inzicht worden aangepast en voor het inrichten van de workflow is geen technologische kennis vereist. Daarnaast heeft de workflow een Visio look en feel en is het altijd duidelijk welke stappen ondernomen moeten worden alvorens een formulier goed te keuren.