De business case voor Document Management kent geen geheimen meer. Vaak is het management snel overtuigd van de noodzaak van een Document Management Systeem als de documentstroom een procesmatig karakter heeft. Veel organisaties gaan er echter aan voorbij dat de implementatie van een Document Management Systeem in het geval van een procesmatige implementatie vaak een gedwongen karakter heeft.
Van document- naar kennismanagement
Als uw organisatie echter de stap naar kennismanagement wilt maken met een Document Management Systeem kunt u uw medewerkers niet in een keurslijf dwingen. De vrijheid van de medewerker moet dan namelijk met stip op de 1e plaats staan. Het is dan ook zaak een goede balans te vinden tussen het proces en de mens tot een succesvolle implementatie te komen.
Het proces centraal
Om een Document Management Systeem succesvol te implementeren moet eerst goed in kaart worden gebracht welke documenttypen er zijn. Vervolgens kunnen workflows en metadata worden ingericht en kan het systeem zijn werk doen. Dit is dan ook een prima theoretische insteek om Document Management procesmatig te implementeren. De praktijk leert echter dat deze top-down benadering erg risicovol is. Gebruikers "moeten" namelijk in plaats van "willen". Dit heeft tot gevolg dat er maar iets kleins hoeft te gebeuren wat tot ondermijning leidt van het Document Management Systeem. Ons credo is dan ook om een combinatie te hanteren die acceptabel is voor beide partijen: de organisatie en de individuele medewerker.
De mens centraal
"De fileserver is king of the jungle"
Dit dilemma kan dan ook echter worden opgelost als de organisatie medewerkers de ruimte geeft voor persoonlijke creativiteit. Dit is namelijk toch ook de reden waarom u de gemiddelde kenniswerker heeft aangenomen. Het advies is dan ook dat het Document Management Systeem de denkwijze van uw medewerkers faciliteert in de wijze waarop zij dat prettig vinden. Mocht u zich nog afvragen waarom de persoonlijke mappen in de mailbox zo overvol zijn? En waarom de fileserver nog altijd de meeste "fans" heeft? Het antwoord is teleurstellend simpel. Uw medewerkers zijn slechts een klik verwijderd van de fileserver door haar laagdrempeligheid. Een Document Management moet dan ook laagdrempelig zijn om concurrentie van de geliefde fileserver tegen te gaan. Als dit niet gebeurt zal de fileserver altijd "king" of the document jungle blijven!
Functionaliteit & Technologie
Silverside maakt gebruik van standaardoplossingen voor Document Management. De technologische kracht zit hem o.a in de beschikbare connectoren met Windows Verkenner, Microsoft Exchange/Outlook, Lotus Notes, Internet Explorer en de Microsoft Office suite. Hierdoor is de gebruiker eenvoudig in staat om de huidige werkwijze vrijwel te handhaven en toch een meerwaarde te leveren voor de organisatie. Verder beschikt het Silverside Document Management platform over alle functionaliteiten waar een Document Management Systeem aan zou moeten voldoen: versiebeheer, workflow, meta-tagging, zoeken & vinden, check in- check out.