Klantprofiel

Nacap opereert wereldwijd als managing contractor met oplossingen voor ondergrondse infrastructuren voor het transporteren van olie, gas, water en electriciteit. Bij NACAP werken zo’n 3000 mensen werkzaam en heeft een jaarlijkse omzet van EUR 700,- miljoen.

Uitdaging

Hoe groter een project, hoe belangrijker het is dat projectleden tijdig op de hoogte zijn van relevante ontwikkelingen en nieuwe besluiten. Bij veel projectorganisaties vormt een papieren dagmap een belangrijke informatiebron. De tijdigheid komt dan echter in gevaar! Een papieren map kan immers maar op een bureau tegelijk liggen en met een distributielijst van circa tien personen is zo’n map zeker anderhalve week onderweg. Bovendien moet alle informatie aan het einde van het project aan de klant worden overgedragen. Vrijwilligers om daar orde in te scheppen?

Nacap is momenteel in Wales bezig met het ontwerp en constructie van een nieuwe gaspijplijn voor het bedrijf Transco. Deze leiding loopt van Milford Haven tot Aberdulais in het zuiden van Wales. De 48-inch pijplijn moet zorgen voor een directe verbinding tussen de gasvoorziening in Milford Haven en het bestaande gasnet. Tijdigheid van projecten is voor Nacap Land & Marine essentieel. Een joint venture van NACAP en Walter Lawrence is met zo’n 100 medewerkers op meerdere locaties bezig met de voorbereiding van het project.

Realiseer een oplossing waarmee Nacap Land & Marine zijn papieren dagmap kan omzetten in een digitaal systeem zodat de tijdigheid hiervan wordt bewaakt. Tijdigheid is van essentieel belang in verband met onderlinge samenhang tussen de diverse lopende activteiten. De dagmap moet gedecentraliseerd opgemaakt kunnen worden en gedistribueerd worden. Tegelijkertijd moet de oplossing naadloos te integreren zijn met de reeds aanwezige standaard en lopende applicaties bij Nacap.

Oplossing

Op de projectlocatie in Wales heeft Silverside binnen een week een nieuw systeem voor documentbeheer voor het project geimplementeerd. Het systeem is gebaseerd op de reeds aanwezige standaard bij NACAP. Het SilverDoc concept bood direct de benodigde functionaliteit om documenten op een eenduidige manier in de projectstructuur op te slaan met uitgebreid versie- en workflowbeheer. Speciaal voor NACAP is een dagmap ontwikkeld, waarin gebruikers per dag via een splitscreen snel door alle nieuwe documenten en emailberichten kunnen navigeren.

Voordelen

De dagmap kan gemakkelijk opgemaakt worden en kan minimaal 10 dagen sneller worden gedistribueerd en goedgekeurd, ongeacht van de locatie waar zij wordt opgemaakt. Bovendien krijgt de opdrachtgever binnen 1 dag, in dit geval Transco een automatische overdracht van de opleverdocumentatie zodra het project wordt opgeleverd.